Moduł Kontrahenci daje nowe możliwości kontroli firm, dla których przygotowujemy zgłoszenia celne oraz dokumenty księgowe. Pozwala on m. in. na:

1. Kontrolę, której firmie możemy przygotować dokument SAD, wystawić fakturę, dokument księgowy
2. Ewidencjonować firmy, które powinny dokonać przedpłat lub wymagają dodatkowych sprawdzeń finansowych
3. Wykorzystywać upoważnienia i pozwolenia innych oddziałów danej firmy
4. Kontrolować edycję listy kontrahentów z użyciem dodatkowych uprawnień – nie każdy użytkownik programu będzie miał możliwość jej zmiany
5. Ułatwić scalenie bazy firm do jednej bazy centralnej
6. Wykorzystywać bazę firm jako bazę oddziałów/placówek firm z różnymi danymi kontaktowymi

Moduł dostępny jest na oknie głównym programu WinSAD, w menu Tablice -> Kontrahenci.

 I Funkcjonalność modułu Kontrahenci

Na oknie głównym dostępne są opcje ręcznego dodania, edycji oraz usuwania kontrahentów.

Istnieje też możliwość zaimportowania danych kontahentów z pliku .xlsx oraz wyeksportowania bazy kontrahentów do pliku .xlsx.

Wszystkie opcje opisane w tym rozdziale są dostępne  dla Użytkownika z uprawnieniem Kontrahenci – zarządzanie.

Dane kontrahenta składają się z poniższych elementów:

Istotną nowością jest to, że kontrahent nie ma swojego identyfikatora Huzar – jak na przykład Skrótu – jest tylko identyfikowany przez:

• podmiot gospodarczy: numer EORI lub NIP
• osoba fizyczna: PESEL lub inny numer dokumentu, np. numer paszportu

Kontrahent posiada następujące pola:

1. Dane weryfikacji – informacje o terminie, wyniku i komentarzu do weryfikacji firmy – wykorzystane podczas weryfikacji dokumentu SAD

Przykładowa informacja, która pojawia się podczas sprawdzania SADu powiązanego z danym kontrahentem wygląda następująco:

2. Limit kredytowy – przy sprawdzaniu poprawności SAD, jeśli firmę zdefiniowano w kontrahentach i ma wpisany limit kredytowy – to zostanie wyświetlony zielony komunikat (informacja) na liście błędów. Limit kredytowy nie jest saldowany

Przykładowa informacja, która pojawia się podczas sprawdzania SADu wygląda następująco:

3. Duża firma – flaga wykorzystywana przez niektóre moduły dedykowane
4. Blokada CBAM niezależnie od rodzaju odprawy– nie pozwala odprawić zgłoszenia CBAM, jeśli odbiorca w polu 8 jest zgodny z tym kontrahentem
5. Odprawiaj CBAM w przedstawicielstwie pośrednim– pozwala odblokować odprawy CBAM w przedstawicielstwie pośrednim dla tej firmy, nawet jeśli w Opcjach Programu takie odprawy są domyślnie zablokowane
6. Zezwalaj na odprawy importowe w procedurze standardowej w przedstawicielstwie pośrednim, niezależnie od blokady ogólnej w opcjach programu – opcja zależna od ustawionych opcji w Opcje -> opcje programu -> Opcje Kontrahentów (opisana w II rozdziale instrukcji)
7. Zezwalaj na odprawy importowe w procedurze uproszczonej, niezależnie od blokady ogólnej w opcjach programu – opcja zależna od ustawionych opcji w Opcje -> opcje programu -> Opcje Kontrahentów (opisana w II rozdziale instrukcji)
8. Zezwalaj na odprawy eksportowe w procedurze standardowej w przedstawicielstwie pośrednim, niezależnie od blokady ogólnej w opcjach programu – opcja zależna od ustawionych opcji w Opcje -> opcje programu -> Opcje Kontrahentów (opisana w II rozdziale instrukcji).
9. Firma zablokowana– brak możliwości przygotowania dokumentów dla takiej firmy

Po ustaleniu blokady i podaniu przyczyny, na SADzie powiązanym z Kontrahentem pojawia się błąd:

 II Dodatkowe opcje kontrahentów w opcjach programu WinSAD

Z bazą kontrahentów wiążą się następujące opcje programu WinSAD –  Opcje -> Opcje programu -> Opcje Kontrahentów:

Opcje dostępne do edycji z uprawnieniem Konfiguracja opcji programu.

1. Wykorzystuj upoważnienia i pozwolenia dla wszystkich oddziałów kontrahenta

Podczas sprawdzania dokumentów SAD następuje kontrola upoważnień i pozwoleń. Tradycyjnie, sprawdzane są upoważnienia i pozwolenia dokładnie z tej samej firmy, która jest wpisana na dokumencie SAD. W przypadkach, gdy ta sama firma jest wpisana w bazie firm kilka razy – np. każdy oddział osobno – nie ma możliwości „wykorzystania” upoważnienia lub pozwolenia z innego oddziału tej firmy. Zaznaczenie opcji „Wykorzystuj upoważnienia i pozwolenia dla wszystkich oddziałów kontrahenta” powoduje, że podczas sprawdzania dokumentu pod uwagę brane są wszystkie upoważnienia i pozwolenia firm zgodnych z kontrahentem. W takim przypadku przy weryfikacji SAD-u program w pierwszej kolejności szuka kontrahenta o danym EORI, następnie sprawdza NIP, PESEL, Identyfikator.

Oddziały są widoczne w oknie edycji danych kontrahenta, na zakładce Powiązane firmy:

2. Przygotowanie dokumentów wyłącznie dla kontrahentów 

Zaznaczenie opcji powoduje, że przygotowanie następujących dokumentów nie będzie możliwe, jeśli w dokumencie firmy, które zlecają przygotowanie dokumentu, nie znajdą się w bazie kontrahentów.

3. Pomiń sprawdzanie osoby fizycznej w przypadku, gdy nie ma jej w bazie kontrahentów

Opcja umożliwia tworzenie zgłoszeń z osobami fizycznymi, których nie ma w bazie kontrahentów.

4. Blokuj odprawy importowe wszystkich kontrahentów (poza wykluczonymi) w procedurze standardowej w przedstawicielstwie pośrednim

Zaznaczenie tej opcji zgłasza błąd na SADach w procedurze standardowej, które w p. 14 mają wskazane przedstawicielstwo pośrednie z wyjątkiem odpraw dla podmiotów nieposiadających siedziby w UE, dla których wymagane jest przedstawicielstwo pośrednie. Blokadę można wyłączyć dla danego podmiotu w Tablice -> Kontrahenci.

4. Blokuj odprawy importowe wszystkich kontrahentów (poza wykluczonymi) w procedurze uproszczonej

Zaznaczenie tej opcji zgłasza błąd na SADach w procedurze uproszczonej, które w p. 14 mają wskazane przedstawicielstwo pośrednie lub bezpośrednie z wyjątkiem odpraw dla podmiotów nieposiadających siedziby w UE, dla których wymagane jest przedstawicielstwo pośrednie. Blokadę można wyłączyć dla danego podmiotu w Tablice -> Kontrahenci.

4. Blokuj odprawy eksportowe wszystkich kontrahentów (poza wykluczonymi) w procedurze standardowej w przedstawicielstwie pośrednim

Zaznaczenie tej opcji zgłasza błąd na SADach w procedurę standardowej, które w p. 14 mają wskazane przedstawicielstwo pośrednie z wyjątkiem odpraw dla podmiotów nieposiadających siedziby w UE, dla których wymagane jest przedstawicielstwo pośrednie. Blokadę można wyłączyć dla danego podmiotu w Tablice -> Kontrahenci.