Import przesyłek z pliku Excel do MagCS

Uruchomienie modułu |  Pierwsze uruchomienie i konfiguracja | Ustawienia konfiguracyjne | Przesyłka spedycyjna z wieloma towarami na fakturze | Mapowanie numeru pozycji i numeru przesyłki | Przykładowy plik do pobrania | Wykaz kolumn

Opisana poniżej funkcjonalność zastępuje moduł XLS_MagCS, który został wyłączony w programie MagCS w wersji 8.0. Moduł XLS_MagCS można awaryjnie uruchomić po wywołaniu MagCSa z parametrem -XLS_MagCS.

1. Uruchomienie modułu

Aby skorzystać z funkcji importu przesyłek z pliku Excel, należy z głównego menu programu wybrać: Operacje → Import przesyłek z pliku (jeśli przesyłki mają być luzem) lub Operacje → Import dostaw z pliku (jeśli przesyłki mają być zgrupowane w dostawy).

W otwartym oknie Wczytaj dokumenty z pliku wybrać typ pliku:
pliki Excel (*.xls, *.xlsx), a następnie wskazać odpowiedni plik do importu.

2. Pierwsze uruchomienie i konfiguracja

Przy pierwszym imporcie pliku Excel program poprosi o skonfigurowanie modułu.
W tym celu należy kliknąć przycisk DODAJ, aby dodać nowe formatowanie (mapowanie kolumn).

Moduł można również skonfigurować z poziomu:
Opcje → Opcje programu → Konfiguracja importów z pliku Excel → DODAJ

3. Ustawienia konfiguracyjne

Jeśli kolumny w przygotowywanym pliku Excel mają takie samo nazewnictwo jak w systemie, wystarczy zaakceptować ustawienia.

W pozostałych przypadkach należy zwrócić uwagę na poniższe elementy:

• Pole wypełnione – pole używane przez moduł do weryfikacji, czy dany wiersz ma być importowany, czy nie; jeśli pole jest wypełnione, to wiersz jest importowany;
  Z listy należy wybrać nazwę kolumny, która zawsze występuje w pliku Excel.
  Jeśli program nie odnajdzie takiej kolumny (np. Ilość towaru), przerwie import
• Szablon przesyłki – Umożliwia automatyczne uzupełnienie pól przesyłki wartościami stałymi (takimi samymi dla wszystkich rekordów w imporcie).
• Przed importem pytaj o zleceniodawcę – pozwala na ręczne wskazanie zleceniodawcy przed rozpoczęciem importu.
• Dopasowuj dane firmy do firm w bazie – umożliwia automatyczne dopasowanie danych z pliku do istniejących rekordów firm w bazie.
• Aby wprowadzić własne przypisanie kolumn, należy zaznaczyć opcję:

Użyj nowych ustawień do mapowania kolumn.

• Moduł odczytuje nagłówki kolumn z pierwszego wiersza

Jeśli pierwszy wiersz nie zawiera prawidłowych nagłówków, program spróbuje odczytać je również z wierszy 2. lub 3.

Grupowanie przesyłek

Podczas wczytywania danych przesyłki są grupowane według dostaw.

• O numerze dostawy decyduje pole Znaki środka transportu.
• W połączeniu z polem Data dostawy stanowi ono unikatowy identyfikator dostawy.
• Para numer dostawy – data dostawy nie może się powtarzać w bazie danych, choć może występować wielokrotnie w pliku Excel.
• W czasie importu program tworzy nową dostawę, a wszystkie przesyłki przypisane do niej zostają do niej podpięte automatycznie.

Pomijane rekordy:

W konfiguracji modułu dodatkowego można zmienić pole, którego wypełnienie będzie decydowało o tym, czy rekord ma być importowany, czy nie. Jeśli wybrane pole będzie puste, rekord z danymi przesyłki nie będzie importowany.

4. Przesyłka spedycyjna z wieloma towarami na fakturze

Program umożliwia import przesyłek z Excela w taki sposób, aby umożliwić import wielu faktur
w tym wielu towarów na fakturze zgrupowanych w jedną przesyłkę.

Faktury identyfikowane są po numerze faktury, przesyłki po numerze lub po GUIDzie (gdy brak numeru). Chcąc dodać przesyłkę z wieloma towarami trzeba ją powielić w kolejnych wierszach arkusza excel z tym samym numerem tyle razy, ile ma być towarów na fakturze.
Proszę zwrócić uwagę, że do nazwy polskiej na fakturze jest brana nazwa pola „Opis towaru”, a do opisu na przesyłce (na pierwszej zakładce) opis przesyłki.

5. Mapowanie numeru pozycji i numeru przesyłki

Mapowanie numeru pozycji i numeru przesyłki spedytorskiej do MRN-a poprzedniego na DSK

• Numer MRN tranzytu musi być podany jako „numer dokumentu 1”

• Dodatkowo mapujemy dwie nowe kolumny „id poz. Dok.1” (dla numer dokumentu1) oraz „numer przes. sped. dok. 1” (dla Numer dokumentu1)

W Menu Operacje -> Generuj deklaracje skrócone AIS PLUS -> Opcje tworzenia

proszę uzupełnić:

• Kod dokum. poprzedniego
• oraz zaznaczyć opcje „kopiuj dokumenty przesyłki do dokumentów deklaracji”,
• resztę opcji wg uznania.
  

6. Przykładowy plik do pobrania: przykład

Aktualny wykaz możliwych kolumn do importu znajduje się w programie MAGCS w menu
Opcje → Opcje programu → Konfiguracja importów z pliku Excel → DODAJ/Edytuj w Konfiguracji importu z plików EXCEL

Poniżej opis znaczenia najważniejszych kolumn do mapowania