Konfiguracja | Wysyłanie faktur

System Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur. Podstawowe informacje o systemie znajdują się na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef/ 

Oprogramowanie firmy Huzar Software komunikuje się bezpośrednio z systemem KSeF w celu przekazywania faktur sprzedażowych. Warunkiem umożliwiającym użycie tego mechanizmu jest posiadanie certyfikatu potwierdzonego przez kwalifikowane centrum certyfikacyjne https://www.nccert.pl/.  

Obecnie polski system prawny od 01.01.2020 r. dopuszcza przekazywanie faktur do systemu KSeF, wtedy fakturę uznaje się za wystawioną w momencie potwierdzenia jej odbioru w systemie. Zgodnie z informacją na stronie Ministerstwa: https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/ wysyłanie wszystkich faktur do KSeF ma stać się obligatoryjne w 2024 roku. 

Konfiguracja 

Program używa certyfikatu do uwierzytelnienia faktur wysyłanych do systemu. Certyfikat powinien być zainstalowany w systemie komputera. Wskazanie go w opcjach w węźle podpis elektroniczny zdejmie z użytkownika obowiązek wskazywania certyfikatu przy każdej wysyłce faktur. 

Kolejnym elementem, który należy ustawić przed rozpoczęciem wysyłki faktur do systemu KSeF, jest tryb pracy z systemem – węzeł “KSeF – Wspólne”. Ze względu na to, że system jest w okresie wdrożeniowym, zaproponowano trzy tryby pracy: Testy, Demo i Produkcja.  

Tryb Testy dedykowany jest on możliwości przeprowadzenia testów systemu zarówno od strony oprogramowania klienta jaki i za pomocą dedykowanego portalu od strony systemu KSeF https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login. Pozwala na wysyłanie do systemu danych testowych bez obawy, że wejdą one do obiegu prawnego. Nie wymaga on certyfikatu uwierzytelnionego. Certyfikat może być fikcyjny, wygenerowany jedynie na potrzeby testów. 

Tryb Demo pozwala na prowadzenie testów, wysyłanie faktur testowych, które nie trafiają do obrotu prawnego, ale autoryzacja w systemie opiera się już na certyfikatach uwierzytelnionych, nie ma możliwości użycia certyfikatów fikcyjnych. 

Tryb Produkcja przeznaczony jest do regularnej pracy i faktury wysyłane w tym trybie wchodzą do obrotu prawnego. Autoryzacja wymaga certyfikatu kwalifikowanego. Warto zwrócić uwagę, że faktura wysłana do systemu KSeF nie może być już usunięta, co najwyżej może zostać skorygowana do wartości 0. 

Wysyłanie faktur 

Możliwość wysłania faktury do systemu KSeF dostępna jest z poziomu menu kontekstowego na liście faktur VAT. 

Wysłana do systemu faktura poddawana jest sprawdzeniu, proces ten składa się kilku etapów i zazwyczaj trwa od kilkunastu do kilkudziesięciu sekund. Status faktury w systemie KSeF można sprawdzić za pomocą funkcji: „Sprawdź status w sys. KSeF” w menu kontekstowym. Proces weryfikacji faktury kończy się potwierdzeniem przyjęcia faktury lub odrzuceniem faktury w sytuacji stwierdzenia jakichś nieprawidłowości.  

Lista faktur posiada kilka kolumn dedykowanych do obsługi systemu: Nr referencyjny KSeF, Numer KSeF, Data przyjęcia w KSeF, Status KSeF, Data statusu KSeF, Wysyłający do KSeF, Tryb KSeF. 

Nr referencyjny KSeF kolumna zawiera numer nadany wysyłanemu dokumentowi na potrzeby komunikacji z systemem. To nie jest numer faktury w systemie KSeF. 

Numer KSeF ta kolumna zawiera numer, który został nadany fakturze po przyjęciu do systemu. Ten numer identyfikuje fakturę w systemie KSeF. 

Data przyjęcia w KSeF kolumna zawierająca datę przyjęcia do systemu KSeF. Data ta jest traktowana jako data wystawienia faktury. Data wystawienia na fakturze powinna być zgodna z tą datą. 

Status KSeF kolumna zawierająca kod zwrócony przez system podczas sprawdzania statusu. Bezpośrednio po wysłaniu przed sprawdzeniem statusu kolumna zawiera wartość 1. Wartość 200 oznacza przyjęcie faktury. Znaczenie kodu opisane jest w komunikacie wyświetlanym w momencie sprawdzania statusu faktury. 

Data statusu KSeF jest to data określająca moment nadania aktualnego statusu faktury. 

Wysyłający do KSeF – kolumna zawiera informacje o użytkowniku wysyłającym fakturę do systemu.  

Tryb KSeF kolumna informująca w jakim trybie faktura została wysłana do systemu KSeF – Test, Demo lub Produkcja. 

Faktura wysłana do systemu KSeF w trybie Produkcja, jeśli została przyjęta, ma zablokowaną możliwość ponownego wysłania do systemu.