Konfiguracja | Wysyłanie faktur | Dane faktury zw. z KSeF | Planowane funkcje

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur. Wszelkie informacje o systemie znajdują się na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/

Oprogramowanie firmy Huzar Software komunikuje się bezpośrednio z systemem KSeF przede wszystkim w celu przekazywania faktur sprzedażowych. 

Poniższe funkcjonalności będą dostępne od wersji: WinSAD 22.92, Intrastat 7.20, MiniIntrastat 6.20.

Konfiguracja 

Biblioteki

Do prawidłowej obsługi KSeF wymagany jest folder “KSeF” w katalogu “NET” – w lokalizacji, gdzie znajduje się program, oraz umieszczone w nim niezbędne pliki o nazwach “KSeF.Native.dll” i “libSkiaSharp.dll” (program będzie zawierał pełną paczkę z plikami aktualizacyjnymi). Jeśli taki folder nie zostanie utworzony automatycznie podczas instalacji wersji, proszę zainicjować ją jeszcze raz. W przypadku problemów zachęcamy do kontaktu z naszym Biurem Obsługi Klienta.

Opcje

W celu przygotowania programu do komunikacji z systemem KSeF należy ustawić opisane poniżej opcje.

WinSAD: Dokumenty > Faktury VAT > Opcje > Opcje faktur VAT > KseF – Wspólne
Intrastat/MiniIntrastat: Opcje > Opcje programu > Moduł faktur > KseF – Wspólne

• Data wprowadzenia KSeF w firmie – do ustawienia: umowna data, od której dana firma zaczyna korzystać KSeF. Datę najlepiej ustawić dopiero wtedy, gdy firma realnie zaczyna wysyłać faktury do KSeF w trybie produkcyjnym.
  W tym samym czasie należy:
  – przełączyć system z trybu testowego/demo na tryb produkcyjny (opis poniżej),
  – uzupełnić albo podmienić token na token z konta produkcyjnego (jeśli wcześniej korzystano z trybu testowego) albo jeśli to będzie możliwe wybrać certyfikat (opcja dostępna w przyszłości). Ustawienie tej daty wpływa na sposób przekazywania faktur poprzez niektóre pluginy: będą działały zgodnie z tym ustawieniem, kierując dokumenty bezpośrednio do KSeF, uwzględniając również inne wymagane dane faktury tj. “numer KSeF” – szczegóły będą przekazane wraz z aktualizacjami poszczególnych pluginów. Od tej daty system będzie automatycznie przekazywać faktury do KSeF podczas ich przekształcania, przykładowo z faktury proforma na fakturę krajową (np. poprzez opcję „Zmień rodzaj faktury”). Wszystkie faktury sprzed daty z opcji KSeF, będą wysyłane tradycyjnie lub elektronicznie, jak dotychczas. Data nie blokuje ręcznej wysyłki faktur do KSeF dostępnej w menu kontekstowym na liście faktur. Faktury można wysyłać ręcznie również przed ustawioną datą, zarówno w trybie testowym i demo, a po 01.02.2026 także w trybie produkcyjnym. Wysyłka jest możliwa, o ile spełnione są pozostałe wymagania: uzupełniony Identyfikator podmiotu, wybrany tryb pracy, uzupełniona metoda uwierzytelniania.Kolejne dni, miesiące i lata można przewijać kółeczkiem myszy i zatwierdzać ptaszkiem na dole.

• Obecny tryb pracy z KSeF:
  • Tryby Testy, Demo – zgodnie z opisem: https://ksef.podatki.gov.pl/bezplatne-narzedzia-ksef-20/
  • Tryb Produkcja przeznaczony jest do regularnej pracy i faktury wysyłane w tym trybie wchodzą do obrotu prawnego. Autoryzacja wymaga certyfikatu lub tokenu. Warto zwrócić uwagę, że faktura wysłana do systemu KSeF nie może być już usunięta, co najwyżej może zostać skorygowana do wartości 0. 
• Identyfikator podmiotu – NIP sprzedawcy (wystawcy faktur), proszę wpisać taki sam jak w Ustawienia – użytkownika > Dane początkowe

WinSAD: Dokumenty > Faktury VAT > Opcje > Opcje faktur VAT > KseF – Użytkownika
Intrastat/MiniIntrastat: Opcje > Opcje programu > Moduł faktur > KseF – Użytkownika

• Metoda uwierzytelnienia – docelowo dostępne będą obie, na razie zalecamy wybór tokenu.

• Token (zalecane) – trzeba go wygenerować na: mcu.mf.gov.pl (lub dla wersji DEMO: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/). Jest to ciąg znaków, który należy wpisać po kliknięciu na Podaj token.
• Certyfikat – są dwa rodzaje, w zależności od funkcji:
  – uwierzytelnienie – umożliwiający wysyłki faktury do systemu,
  – podpis linku – umożliwiający podpisanie faktury w trybie offline (jeszcze nieobsługiwany w programach Huzar Software).

Wysyłanie faktur 

1. Możliwość wysłania faktury do systemu KSeF dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście faktur VAT: Wyślij do systemu KSeF…

Możliwe jest zaznaczenie wielu faktur spacją i wysyłka wszystkich naraz.

Wysłana do systemu faktura poddawana jest sprawdzeniu, proces ten składa się z kilku etapów i zazwyczaj trwa od kilkunastu do kilkudziesięciu sekund. W trakcie wysyłki na górnym pasku programu pojawi się napis:

A następnie, po przesłaniu:

Program sprawdza automatycznie status ok 1 min. po zakończeniu wysyłki. Proces weryfikacji faktury kończy się potwierdzeniem przyjęcia faktury lub odrzuceniem faktury w sytuacji stwierdzenia jakichś nieprawidłowości. Można go też sprawdzić samodzielnie za pomocą funkcji: Sprawdź status w sys. KSeF w menu kontekstowym. Jeśli faktura jest przyjęta, pojawi się UPO:

Po otwarciu wydruku takiej przyjętej do KSeF faktury widnieje na niej kod QR.

Można go zeskanować i sprawdzić, że faktura faktycznie jest w systemie.

Od tego momentu nie ma już możliwości ponownej wysyłki do systemu.

Pozostałe opcje z menu kontekstowego na fakturze:

• Edytuj dane KSeF – w tym miejscu w przypadku wysyłki faktury do KSeF poza programem Huzar Software można wpisać nadany jej w systemie numer
• Podgląd faktury KSeF – wizualizacja faktury na szablonie MF.

Możliwe jest też zapisanie faktury do pliku w odpowiednim formacie i ręczne wczytanie jej do systemu KSeF.

Z menu kontekstowego należy wybrać Eksport faktury > Do pliku w formiacie KSeF FA(3)…

a następnie, po zalogowaniu się na stronę KSeF dodanie jej:

Analogicznie, widniejącą w systemie KSeF fakturę można pobrać oraz wczytać do programu poprzez Operacje > Import faktur z pliku…

Dane faktury 

Lista faktur posiada kilka kolumn dedykowanych do obsługi systemu: 

• Nr referencyjny sesji KSeF – numer nadany wysyłanemu dokumentowi na potrzeby komunikacji z systemem. To nie jest numer faktury w systemie KSeF. 
• Numer KSeF- numer, który został nadany fakturze po przyjęciu do systemu. Ten numer identyfikuje fakturę w systemie KSeF. 
• Data przyjęcia w KSeF – data przyjęcia do systemu KSeF. Data ta jest traktowana jako data wystawienia faktury. Data wystawienia faktury powinna być zgodna z tą datą. 
• Status KSeF – kod zwrócony przez system podczas sprawdzania statusu. Bezpośrednio po wysłaniu przed sprawdzeniem statusu kolumna zawiera wartość 1. Wartość 200 oznacza przyjęcie faktury. Znaczenie kodu opisane jest w komunikacie wyświetlanym w momencie sprawdzania statusu faktury. 
• Data statusu KSeF – data określająca moment nadania aktualnego statusu faktury. 
• Wysyłający do KSeF – użytkownik wysyłający fakturę do systemu.  
• Tryb KSeF – tryb KSeF, w którym faktura została wysłana do systemu – Test, Demo lub Produkcja. 

Planowane funkcje 

• wystawianie faktur offline, np. w przypadku awarii systemu KSeF
• umożliwienie korzystania z certyfikatów (druga metoda uwierzytelnienia), w tym z certyfikatu do podpisywania (dla trybu offline)
• pobieranie faktur wystawionych dla sprzedawcy z systemu KSeF
• nowa szata graficzna wydruków