Ustawianie domyślnych opcji powiadomień | Ustawianie opcji powiadomień dla firmy

Opcje powiadomień służą do ustawiania jakiego rodzaju komunikaty celne mają powodować wysłanie powiadomienia, który szablon wiadomości e-mail ma być użyty przy powiadomieniu oraz ewentualnie (dla np. powiadomień eksportowych) do ustawienie sposobu wysyłania powiadomienia (dla każdego komunikatu osobno czy dla grupy komunikatów w formie podsumowania odprawy).

Ustawianie opcji powiadomień odbywa się na dwóch poziomach:

1. W opcjach programu (Opcje → Opcje programu → Wysyłka kom. do klientów → Powiadomienia …) definiujemy domyślne ustawienia opcji powiadomień dla wszystkich adresatów.
2. W ustawieniach dla firmy (Tablice → Firmy… → zakładka 2. Dod. adresy e-mail → Edytuj) możemy przypisać specyficzne ustawienia dla konkretnego adresata.

Ustawianie domyślnych opcji powiadomień

Domyślne opcje rozsyłania powiadomień ustawiamy w opcjach programu (patrz obrazek wyżej) osobno dla każdego rodzaju powiadomień.  Aby powiadomienia były wysyłane, należy dla danego rodzaju zaznaczyć opcję „wysyłaj automatycznie komunikaty do klientów” na górze okna z opcjami. Wydzielone zostały następujące rodzaje powiadomień:

• Powiadomienia importowe AIS
• Powiadomienia eksportowe
• Powiadomienia tranzytowe
• Powiadomienia DSK

Zakres dostępnych do wysyłania powiadomień zależy od wybranego rodzaju powiadomień. Opis ustawiania opcji został oparty na powiadomieniach eksportowych.

Lista dostępnych powiadomień zawiera 3 kolumny:

• Nazwa powiadomienia – określa jakiego komunikatu dotyczy powiadomienie, bądź wskazuje na powiadomienie grupowe, w jednym e-mailu („Podsumowanie odprawy”).
• Aktywność – jeśli zaznaczona, to powiadomienie dla wybranego komunikatu ma być wysyłane (albo samodzienie – gdy opcja „Podsumowanie odprawy” nie jest zaznaczona, albo w ramach powiadomienia grupowego – gdy opcja „Podsumowanie odprawy” jest zaznaczona).
• Nazwa opcji – określa jaki szablon wiadomości e-mail ma być użyty przy wysyłaniu powiadomienia. Dla opcji z ustawień programu używany jest tylko jeden szablon dla danego powiadomienia, który ma nazwę „Opcja domyślna”. Szablon ten edytujemy w podokienku „Zawartość e-maili” (przycisk Edytuj) znajdującym się poniżej podokienka z opcjami rozsyłania powiadomień (dla każdego powiadomienia jest osobny szablon).

Osobnego omówienia wymaga powiadomienie grupowe w jednym e-mailu, czyli powiadomienie z nazwą „Podsumowanie odprawy”:

• W sytuacji gdy powiadomienie „Podsumowanie odprawy” jest nieaktywne (w kolumnie Aktywność brak zaznaczenia), wszystkie pozostałe powiadomienia widoczne na liście, które mają zaznaczenie w kolumnie Aktywność, będą wysyłane jako oddzielne e-maile. Powiadomienie będzie wysyłane po odebraniu przez program danego komunikatu.
• W sytuacji gdy powiadomienie „Podsumowanie odprawy” jest aktywne (ma zaznaczenie w kolumnie Aktywność), wysyłany będzie tylko jeden e-mail z powiadomieniem (wg szablonu dla tej opcji). Powiadomienie będzie wysłane gdy odebrane zostaną przez program wszystkie pozostałe aktywne komunikaty z listy – tzn. te, które mają zaznaczenie w kolumnie Aktywność. W przypadku zatem zaznaczenia opcji „Podsumowanie odprawy”, w kolumnie Aktywność zaznaczamy te komunikaty, które mają wejść w skład powiadomienia grupowego.
• Nie wszystkie typy powiadomień mogą wchodzić w skład powiadomienia grupowego – jeśli zaznaczymy aktywność takiego powiadomienia, to opcja „Podsumowanie odprawy” nie będzie mogła być aktywowana (w kolumnie Aktywność pole będzie wyszarzone). W odwrotnym przypadku, tzn. gdy najpierw zaznaczymy opcję „Podsumowanie odprawy”, to powiadomienie nie mogące wejść w skład powiadomienia grupowego będzie miało automatycznie odznaczone i wyszarzone pole w kolumnie Aktywność.

Dla powiadomień eksportowych „Podsumowanie odprawy” mogą być grupowane powiadomienia dla komunikatów:

• Zwolnienie do procedury (IE529)
• Potwierdzenie wywozu (IE599)

zaś powiadomienie dla komunikatu “Unieważnienie (IE509)” nie może być grupowane z pozostałymi.

Ustawianie opcji powiadomień dla firmy

W ustawieniach dla firmy (Tablice → Firmy… → zakładka 2. Dod. adresy e-mail → Edytuj) możemy przypisać specyficzne ustawienia dla konkretnego adresata wysyłanych powiadomień. Po wybraniu przycisku „Dodaj” albo „Edytuj” w zakładce „2. Dod. adresy e-mail” otwiera się okno jak niżej, w którym definiujemy na jaki adres e-mail mają być przysyłane powiadomienia oraz określamy różne inne atrybuty, w tym opcje powiadomień opisane w części dotyczącej opcji programu (zaznaczone na czerwono):

W przypadku firmy, możemy w opcjach rozsyłania określić dodatkowo specyficzny dla danej firmy szablon wiadomości e-mail przypisany do powiadomienia. Wykonujemy to używając przycisku „Edytuj” przy liście powiadomień. Jeśli zaznaczymy opcję „Podsumowanie odprawy”, to do przygotowania powiadomienia używany jest szablon przypisany do tej opcji.

Po wybraniu przycisku „Edytuj” pokaże się okno jak niżej, w którym możemy wybrać, dodać lub zmienić szablon e-mail dla danego powiadomienia:

W przypadku gdy przy danym powiadomieniu wybrany jest domyślny szablon (czyli z opcji programu), w kolumnie „Nazwa opcji” pojawia się napis „Opcja domyślna”, a pole w kolumnie Aktywność jest wyszarzone i niedostępne do edycji. Zaznaczenie pola Aktywność jest dla takiego powiadomienia pobierane z opcji programu. Aby to zmienić należy użyć przycisku „Edytuj” do zmiany szablonu na inny niż domyślny.

W przypadku zaznaczenia opcji „Podsumowanie odprawy”, nazwy szablonów dla pozostałych opcji są puste, a pola w kolumnie Aktywność są dostępne do edycji dla wszystkich powiadomień, które mogą być grupowane. W tych polach zaznaczamy, które powiadomienia mają wchodzi w skład jednego maila grupowego.